Hur jobbar du smartare?

Vi på DJV älskar att jobba smartare. Vi håller fanan högt hos våra kunder för att digitalisera, automatisera och integrera. Men hur fungerar vi själva? Skomakarbarn är ju en term som används ofta och inte sällan med rätta på konsultföretag som går i bräschen för just samma saker som vi. Så hur gör vi då? Är vi nåt smarta? Hur ser vår övergripande IT-strategi ut och varför?

Vi på DJV har i mångt och mycket två stora fördelar gentemot många andra sedan länge etablerade IT-konsultbolag. Fördelarna är en symbios. Utan inbördes ordning är den ena att vi saknar bagage vad gäller system och applikationer, den andra är våra olika kompetenser och erfarenheter. Vi är spretiga i vår kunskap och våra expertområden. Vi kan därför med hjälp av vår samlade erfarenhet och kunskap välja rätt applikation eller system för varje funktion.

”Vi satsar rakt av på system och applikationer som kan levereras i molnet, där varje del ska vara en egen självbärande entitet”

Ekonomi och redovisning, inköp, intranät, rekrytering, säljstöd, HR och fler därtill är ju funktionalitet som levereras av system och applikationer och som får vårt bolag att fungera. Vi har medvetet valt bort produkter av typen som ”kan allt”  . Detta på grund av att vi får en single point of failure om vårt system skulle gå ned, samt att vi kan välja det system som passar oss bäst för tillfället och att vi i en förhållandevis hög grad kan hålla oss flyttbara och rörliga.

Vi bytte exempelvis ut vår interna kommunikationsplattform nyligen och migrerade från Hipchat till Slack – helt enkelt för att Slack kunde ge oss funktionalitet och mervärden som Hipchat inte kan i dagsläget. Det hela tog ca 10 timmars research och testande samt en halvtimme på ett gemensamt möte för hela bolaget. Resultatet blev en levande och pågående internkommunikation där det förut varit tyst. På köpet fick vi dessutom ytterligare kapacitet i form av smarta botar som hjälper oss med allt från att leverera beslut om inköp till statusar på våra servrar och felrapportering om något går snett. Allt levererat i realtid.

”För de applikationer och system som vi köper in för hanteringen av DJV ställer vi som krav att applikationen ska ha ett öppet API som vi kan anropa för att antingen tillföra eller hämta information från.”

Dessa APIer kan vi sedan anropa för att skapa mervärden och spara tid. Jobba smartare helt enkelt. De integrationer och automationer vi har ska helt enkelt skapa mervärden, utan att bli en nödvändig del av affärskritiska lösningar. Med tydliga interna processer kan vi automatisera bort mycket manuellt arbete.

Viktigt att poängtera här är också att om automationen och integrationen inte skulle fungera kan vi fortsätta att göra samma arbete manuellt enligt instruktioner vi har tagit fram. Det kanske kan handla om att vi får lägga 2 timmar i Excel för att knacka samman presentationen av förra månadens ekonomistatistik och maila ut den, istället för att få den automatgenererad och publicerad på intranätet. Eller för hand skapa 14 ärenden i JIRA för onboardingen av en ny kollega. Eller manuellt lägga tid på att godkänna och hantera inköpsärenden.

Jobba smartare helt enkelt!

Ingen strategi är dock felfri eller kommer helt utan omak. Men vi försöker hålla oss medvetna om de problem som kan uppstå när vi växer och blir större och ökar vårt integrations- och automationsbehov. Detta är en naturlig process där vi proaktivt tittar på vilka manuella steg vi gör idag och hur kan vi effektivisera eller helt bygga bort dem.

”Säkerhets- och sekretessfrågor är ju såklart även den alltid aktuell och något vi beaktar vid varje ny automatisering/integration.”

Just nu funderar vi dessutom lite kring vad vår mikrotjänststrategi kan ge för utmaningar i framtiden vad gäller hur de hänger ihop och utnyttjar varandra, samt hur vi kan spåra nyttjande av delar som kan påverkas vid förändringar av API-förändringar eller buggar.

Vi får inte heller exponera våra kollegor på DJV för allt för många applikationer. Lagom är bäst och då kan vi även få upp nyttjandegraden. Vissa delar får vi såklart slå samman. Speciellt när det gäller något som ska utföras enligt en process. Vi använder JIRA som processmotor för utförandet kring diverse funktioner. Skulle JIRAs molninstans gå ned tappar vi  mycket funktionalitet. Skulle det däremot bli något knas med en enskild process och utförandet kring denna så hindrar det inte övriga från att exekvera som de ska.

Olika bolag har olika förutsättningar så klart

Alla har givetvis inte de förutsättningar vi har och det ska bli väldigt intressant framöver att följa hur de idag stora och etablerade bolagen kommer att tackla den här relativt sett nya rörligheten som har uppstått. Det viktiga är att man har en strategi kring förändring, och en förmåga och vilja att faktiskt exekvera på den.

Då DJV är ett konsultbolag som tillhandahåller experter inom sina respektive områden till våra kunder och inte tillverkar en produkt eller säljer en paketerad tjänst så har vi förmånen att kunna arbeta väldigt slimmat med vår interna IT. Men det innebär inte att vi inte ska ge våra kollegor IT-stöd i världsklass. Att skapa eller utnyttja smarta verktyg och fortsätta utvecklas gör oss även ännu mer attraktiva som konsulter då vi inte kör fast i gamla hjulspår ute hos våra kunder.

Så, är vi smarta med nyttjandet och strategin kring vår interna IT?

Jag vågar påstå att vi är det. Vi är väldigt kostnadseffektiva och i flera av de tjänster vi nyttjar räcker det med gratis-versionen eller bara någon hundralapp totalt per månad. Våra servrar kostar exempelvis ca 5 dollar i månaden, vi får alltså ut mycket mervärde för den tid vi lägger ned och de pengar vi betalar. En ROI-kalkyl går inte alltid ihop kortsiktigt beräknad på de antal anställda vi har i dagsläget när vi lägger till tiden för utveckling. Men med planen framåt för hur vi ska växa kommer den kalkylen istället ligga väldigt mycket plus om ett eller några års tid. Samt, viktigast av allt – vi är rustade för och beredda på förändring beroende på hur IT-landskapet och våra behov utvecklar sig i framtiden.

Sist, men definitivt inte minst är det väldigt roligt och utvecklande att jobba smart!