I varje förändringsarbete behöver man veta vart man vill (mål), hur vi ska veta att vi är framme (nyckeltal) och hur vi ska ta oss dit (aktiviteter) och just mål, nyckeltal och aktiviteter är de tre fundamentala delarna i OKR.

Grundidén är att man når längre om man bara når 60-80% av ett riktigt högt och aspirerande mål än om man till fullo klarar ett mål som alla är bekväma med och som därför tenderar att bli lågt. Det är alltså inte meningen att man ska klara målen eftersom det tyder på att de är för enkla, varvid effekten går förlorad.

Syftet med OKR (Objectives & Key Results, Mål och nyckeltal) är att åstadkomma verklig förändring genom att under några månader i taget fokusera företagets resurser på ett litet antal ordentligt ambitiösa, kvalitativa mål och till vart och ett av dem koppla några kvantitativa nyckeltal med vilka måluppfyllnaden kan mätas.

Exempel:

Är det viktigt att skilja på mål, nyckeltal och de aktiviteter som påverkar dem? JA! – därför följer här några tips för respektive kategori:

Mål

Målet beskriver destinationen, alltså var ni vill befinna er efter periodens slut. På företagsnivå sätter man strategiska mål för ett år i taget och inom respektive gruppering på lägre nivåer tar man fram taktiska kvartalsmål som bidrar till dem. Mål på olika nivåer ska med andra ord harmoniera med varandra men det finns inget krav på att mål på högre nivå måste brytas ner till mål på underliggande nivåer; i själva verket kan det – speciellt i större företag – leda till en tröghet som inte är värdeskapande.

Varje mål ska vara ett högt värderat stretchmål, vilket innebär att det ska ha ett tydligt affärsvärde och att det inte får vara för enkelt att nå. Ett mål man rycker på axlarna åt kan bli bättre: mer engagerande och mer utmanande!

Exempel:

• Bli marknadsledande i region Y
• Lansera den populäraste appen inom segment X
• Gör försörjningledet klimatneutralt

När man börjar med OKR kan det vara klokt att nöja sig med ett mål per enhet så att inga oklarheter uppstår om vilka prioriteringar som gäller. Ett kvartal går fort och det kommer snart ett nytt tillfälle att sätta andra mål, vilket kan vara bra att komma ihåg för att undvika frestelsen att sätta för många mål.

Fokus är nyckelordet!

Involvera dina medarbetare för att ta fram inspirerande och utmanande mål som alla står bakom och verkligen vill kämpa för att uppnå. Var inte rädd att ta i ordentligt men tänk på att synbart omöjliga mål i stället riskerar att sänka motivationen, speciellt i början. Koppla heller aldrig själva OKR-resultatet till någon form av belöning eller straff, eftersom det ofelbart kommer att leda till mindre ambitiösa mål som är lättare att uppnå. Det måste betonas att OKR inte är ett prestationsutvärderingsverktyg men eftersom det i ovana händer ändå riskerar att bli så vill vi rekommendera att ni undviker OKR på individuell nivå tills ni blivit varma i kläderna. Fira i stället själva resan och den gemensamma ansträngningen mot ett utmanande mål – varför inte varje fredag! Detta är viktigt; utan att visa uppskattning för medarbetarnas insatser kommer du snart att få väldigt svårt att motivera dem till att sätta riktigt höga mål igen.

Samtliga enheters mål och nyckeltal ska vara transparenta inom företaget, vilket skapar en bred samsyn på hur alla bidrar till helheten. Därför är OKR ett utmärkt sätt att kommunicera företagets mission, vision och strategi till de anställda.

Nyckeltal

Till varje mål hör tre till fem värdebaserade nyckeltal som beskriver vad som behöver uppnås för att målet ska kunna anses vara uppfyllt men utan att specificera hur det ska gå till, vilket ligger i linje med den agila arbetsmetodens sätt att låta teamen själva finna lösningarna. Ett nyckeltal ska alltså inte formuleras som en aktivitet, utan som det resultat vi kan förvänta oss om vi utför rätt aktiviteter.

Exempel:

• ”Nästa version av produkten ökar antalet nyregistreringar med 10% detta kvartal”
• ”Öka antalet leads till säljavdelningen från 100 till 130”
• ”Öka andelen gratisanvändare som uppgraderar till ett premiumkonto från 7% till 12%

Det är lämpligt att sätta nyckeltalen så att deras genomsnittliga uppfyllnadsgrad motsvarar målets uppfyllnadsgrad. Av detta följer att om samtliga nyckeltal för ett mål uppnås ska också målet vara uppnått. Om nyckeltalen tillsammans inte är tillräckliga för att nå målet bör de omarbetas, eftersom man inte vill hamna i en situation där alla nyckeltal uppnåtts utan att kunna känna att man har gått i mål.

Utmaningen ligger med andra ord i att hitta nyckeltal som effektivt bidrar till målet och sedan sätta värden på dem som ger rätt svårighetsgrad. När ni upplever att nyckeltalet kräver en rejäl koncentration av era tillgängliga resurser – när metoden satt sig till och med lite utom räckhåll med den kunskap ni har vid periodens början – så har ni antagligen hittat en bra nivå. Det är i detta skede som det blir kritiskt att ha gruppens förtroende för att resultatet inte riskerar att användas emot dem.

Att nå 70% av ett stretchmål är en stor framgång!

Tänk på att nyckeltalen måste vara mätbara och att uppföljningen förenklas om de är lätta att uppdatera. Dessutom bör nyckeltalen vara gradvisa, eftersom ett binärt nyckeltal som inte nås påverkar måluppfyllnaden så kraftigt.

Aktiviteter

För att påverka ett nyckeltal krävs oftast att man utför ett antal aktiviteter, så ni behöver hitta och prioritera aktiviteter som påverkar respektive nyckeltal. Det är oftast omöjligt att veta exakt hur mycket en viss aktivitet påverkar ett nyckeltal, så nöj er med att skapa en liten backlogg med några aktiviteter att börja med, så kan ni ta fram flera efter behov under periodens gång.

Det är således inte aktiviteterna i sig som är det viktiga utan resultatet de ger upphov till, vilket tar oss till nästa avsnitt – uppföljning.

Uppföljning

Nyckeltalens uppfyllnadsgrad mäts på en skala från 0,0 till 1,0 och med hänvisning till vad som sades i början så är alltså 0,7 ett fullt respektabelt resultat vid periodens slut. Om ni konsekvent når 1,0 så behöver ni snäppa upp ambitionsnivån ett par steg, eller möjligtvis titta närmare på om det finns skäl till att ni inte vågar satsa mer. Det går förstås lika bra att mäta uppfyllnadsgraden i procent (max 100%).

Vänta inte till sista veckan med att följa upp, utan börja varje eller varannan vecka med att mäta vart och ett av nyckeltalen för att få tidiga indikationer på eventuella behov av att justera era ansträngningar. Visualisera gärna uppföljningen med en matris enligt nedan, antingen på intranätet eller ännu hellre på en vägg eller en whiteboard! Det kommer att bidra till konversationen och göra det lättare för er att hålla trycket uppe.

Tabell 1: Matris för regelbunden uppföljning av nyckeltal

Vid periodens slut är det dags för utvärdering! Genomför ett retrospektiv och ta reda på:

• Om målen var tillräckligt ambitiösa
• Om nyckeltalen var väl valda för sina mål, mätbara och lätta att uppdatera
• Om målen och nyckeltalen hjälpte oss att fokusera och leverera värde till våra kunder
• Vilka lärdomar ni dragit och vad ni kan ta med er till nästa periods OKR.

Rätt använt ger OKR fokus, transparens och en gemensam riktning för företagets strävanden mot nästa nivå. Som vanligt ger övning färdighet, så ge inte upp! Lycka till!

Lästips:

https://www.perdoo.com/the-ultimate-okr-guide/

https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/okrs

https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/